Существует множество платформ и инструментов в помощь руководителям организаций для планирования и менеджмента проектов. Если организация достаточно велика, использование продуктов таких компаний, как Google или Microsoft, может обойтись дорого; однако благодаря их универсальности можно сэкономить много времени и усилий, особенно если у вас нет ИТ-отдела. (Примечание редактора: Узнайте, есть ли специальные предложения лицензионного программного обеспечения Google или Microsoft для неправительственных организаций в вашей стране).
Инструменты и приложения для офисной работы
Бесплатное приложение Adobe Scan для захвата и сканирования документов «на лету» доступно для Android и iOS. В нём предусмотрено множество функций, которые могут понадобиться пользователю: конвертация изображения в PDF или JPEG; базовое распознавание текста, помогающее вычленить адреса электронной почты и телефоны; возможность с легкостью подписывать документы и загружать файлы в облако.
Стоимость: бесплатно.
Языки: много.
Etherpad — это бесплатный веб-инструмент с открытым исходным кодом, предназначенный для совместного редактирования и во многом напоминающий Google Docs. Среди его функционала: редактор WYSIWYG, загрузка и скачивание в различных форматах, чат в боковой панели, временная шкала с историей редактирования, и многое другое. Опытные пользователи могут установить программу Etherpad на локальном сервере; можно также пользоваться одним из общедоступных экземпляров. На общедоступных экземплярах могут быть некоторые ограничения — например, ограниченное время хранения записей. Экземпляр по адресу pad.riseup.net — это скрытый сервис Tor, который можно использовать, когда автор желает остаться анонимным или скрыть свой IP-адрес.
Стоимость: бесплатно.
Языки: доступно 105.
Google Workspace (ранее — GSuite) позволяет организации реализовать полный спектр облачных инструментов Google, включая электронную почту, календарь, текстовый редактор, видеозвонки, ограниченное облачное хранилище и многое другое. Ежемесячная стоимость зависит от количества пользователей. Отдельные пользователи могут регистрировать собственные учётные записи и пользоваться этим сервисом бесплатно, но в этом случае в электронном адресе после знака «@» не будет доменного имени организации. Для платных пользователей Google также значительно улучшил свой инструмент GoogleMeet, и теперь он предлагает почти те же функции, что и Zoom: несколько видов экрана, шифрование вызовов и комнаты для обсуждений. Однако, по словам пользователей, приложения Google Workspace не всегда надежны при использовании в автономном режиме, поэтому не совсем подходят для использования там, где нет стабильного подключения к Интернету. В рамках инициативы Google News Initiative технический гигант предлагает инструменты для поддержки новостных изданий, такие как Подписка через Google для легкой реализации функции подписки, и набор инструментов Journalist Studio.
Стоимость: от 6 долларов США на человека в месяц; бесплатный базовый уровень для некоммерческих и неправительственных организаций.
Языки: большое количество.
LibreOffice, преемник OpenOffice, — это наиболее известный бесплатный эквивалент MS Office с открытым исходным кодом. В него входят: текстовый редактор, работа с электронными таблицами, презентациями, простыми базами данных, а также инструменты для создания диаграмм и формул. Как подсказывает автозаполнение в поисковой строке Google (запрос “Why is LibreOffice so bad?” — на втором месте по частоте), многие пользователи недовольны этим инструментом. Тем не менее, LibreOffice — полностью автономный инструмент (без облачного компонента) с открытым исходным кодом, он просто идеально подходит для использования в новостных редакциях, которые сталкиваются с угрозами безопасности, и предлагает лучший набор приложений без подключения к Интернету. Продукт продолжает совершенствоваться, и снабжён отличной документацией на нескольких языках.
Стоимость: бесплатно.
Языки: Десятки, см. https://www.libreoffice.org/community/nlc
Подписка на Microsoft 365 даёт пользователям доступ к таким приложениям, как Word и Excel, облачному хранилищу OneDrive, инструменту совместного использования файлов SharePoint, электронной почте, календарю и многому другому. В самом доступном варианте подписки пользователь получает учётную запись для пользования электронной почтой и календарем, а также онлайн-версиями Word, Excel и Powerpoint. Частные лица также могут создавать бесплатные учётные записи для самостоятельной и совместной работы в этих трёх веб-приложениях, но без дополнительных бизнес-функций. Автономную версию Microsoft Office для отдельного пользователя также можно приобрести за единовременную плату.
Стоимость: Microsoft 365 для бизнеса обходится в 5 долларов США на человека в месяц — при условии годовой подписки на базовый уровень; некоммерческим / неправительственным / благотворительным организациям предоставляется скидка.
Языки: более 40; см. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/business/international-availability
Швейцарская компания ProtonMail предлагает услуги безопасной веб-почты. Электронные письма передаются и хранятся на серверах ProtonMail в зашифрованном виде. В ProtonMail используется шифрование OpenPGP — популярный стандарт шифрования электронной почты, который технически неподкованному пользователю настроить сложно, но для использования ProtonMail достаточно всего лишь зарегистрироваться. Важно отметить, что шифрование не распространяется на тему письма; кроме того, электронные письма шифруются только при отправке с одной учётной записи ProtonMail на другую. Однако, если вы отправляете сообщение за пределы ProtonMail, сообщение можно защитить паролем, а сам пароль отправить по другим зашифрованным каналам. ProtonMail также позволяет хранить контакты, устанавливать даты самоуничтожения для архивных писем, и предлагает функцию календаря в бета-версии; также можно использовать ProtonDrive, аналог Google Диска. ProtonMail имеет приложения для операционных систем Android и iOS, а также может использоваться с такими почтовыми клиентами, как Thunderbird.
Стоимость: бизнес-планы (которые позволяют использовать адреса электронной почты @yourdomain.com) — от 6,25 евро за пользователя в месяц (7,60 долларов США) при годовой подписке; в бесплатные индивидуальные учётные записи включено хранилище 500 МБ.
Языки: доступно 26 языков.
Совместная работа и управление проектами
По словам создателей Airtable, «сервис работает, как электронная таблица, но мощный, как база данных». Пользователи могут организовывать данные в виде электронных таблиц, а могут добавлять и динамические функции — такие как флажки и вложения файлов, в отдельные ячейки и столбцы. Предлагается несколько способов просмотра проектов, включая вид календаря и вид доски/карточек, как у конкурента Trello. В некоторых редакциях Airtable используется в качестве редакционного календаря (вот пример).
Стоимость: бесплатно в базовой версии (2 ГБ хранилища на пользователя); дополнительные возможности в версии Plus стоят от 10 долларов США в месяц. Некоммерческим организациям предоставляется скидка 50%.
Языки: только английский.
У Asana много общего с Trello, ещё одним приложением для управления проектами, хотя возможностей в этом случае больше. В частности, здесь больше вариантов обзора рабочих процессов, в том числе есть возможность просматривать несколько досок одновременно: так может быть проще управлять рабочей нагрузкой отдельных сотрудников. Asana имеет более надёжную систему обмена сообщениями и систему уведомлений, а также возможность создавать отчёты о задачах, созданных пользователем, и задачах, на которые пользователь назначен. В зависимости от специфики работы в конкретном коллективе, дополнительные функции могут либо оказаться полезными, либо создать излишнюю сложность. Прежде чем внедрять то или иное приложение, мы рекомендуем попробовать бесплатные версии обоих.
Стоимость: базовая версия до 15 пользователей — бесплатно. Ежемесячная плата за каждого дополнительного пользователя в премиум-плане — от 10,99 долларов США на человека (оплачивается раз в год). В премиум-плане также предусмотрены дополнительные функции.
Языки: английский, французский, немецкий, португальский, испанский и японский.
Doodle — это бесплатный инструмент для планирования встреч, который позволяет пользователям опрашивать участников встречи и определять их доступность. Он синхронизируется с Google Calendar и iCal, в нём также предусмотрено преобразование часовых поясов — функция, полезная при планировании международных встреч.
Стоимость: бесплатно. В платной версии нет рекламы.
Языки: немецкий, английский, испанский, французский, итальянский, нидерландский, датский, русский и финский.
Monday делает упор на яркую и понятную визуализацию рабочего процесса — пользователи могут выбирать из множества стилей и шаблонов или создавать свои собственные. Преимущества этого приложения — автоматизация, которую можно легко настроить (например, изменение статуса проекта при достижении определённой метки или установка напоминаний в определённые дни и время) и интеграция с другими инструментами и услугами, такими как ПО для электронных рассылок или инструментами управления социальными сетями. Хотя Monday позиционируется в первую очередь как приложение для управления проектами, его можно использовать в качестве платформы CRM или платформы для управления донорами.
Стоимость: бесплатно для двух пользователей; за каждого дополнительного пользователя — от 8 долларов США (базовый уровень). Некоммерческим и неправительственным организациям предоставляются скидки (а также, потенциально — бесплатный функционал).
Языки: английский, китайский, испанский, французский, немецкий, португальский, нидерландский, итальянский, русский, корейский, шведский, турецкий и японский.
Notion — это универсальное программное решение для поддержки рабочего процесса, которое включает в себя три ключевые функции: вики, инструмент управления проектами и задачами, а также пространство для создания и хранения используемых документов, которые можно совместно редактировать в режиме реального времени. Notion можно использовать для размещения справочника для сотрудников, создания справочников по внутренним ресурсам, организации протоколов собраний или создания на доске графика о статусе проекта. В нём есть множество опций для просмотра и отображения, что легко можно перенастроить с помощью перетаскивания. Всё содержимое также можно пометить тегами, что упрощает поиск и просмотр.
Стоимость: доступен бесплатный план для личного пользования; групповые планы подписки начинаются с 8 долларов США на человека в месяц; в настоящее время некоммерческим и неправительственным организациям предоставляется скидка 50%.
Языки: английский и корейский.
Trello — это простой организационный инструмент на основе карточек. На «доску» нанесены столбцы, представляющие различные фазы проектов (например, «Готово к началу», «Выполняется» и «Завершено»). Пользователи создают для каждой задачи карточки и горизонтально перемещают их по столбцам до выполнения цели. Каждая карточка может содержать комментарии и прикреплённые файлы.
Стоимость: базовый функционал до 10 досок — бесплатно. Для команд численностью до 100 человек ежемесячная плата составляет 10 долларов за пользователя, а некоммерческим организациям предоставляется скидка 75%.
Языки: доступно на 20 языках.
Zapier автоматизирует взаимодействие различных веб-приложений и служб. Пользователь создаёт «зап» из события-триггера и настраивает автоматизированное выполнение будущих задач. Например, Zapier может добавить адрес электронной почты пользователя, который заполняет форму на Typeform, в список контактов MailChimp, или отправить электронное письмо на определённый адрес и переместить задачу в столбец «Завершено» в Trello после того, как файл будет загружен в Dropbox. Zapier обеспечивает взаимосвязь между более чем 3000 различными приложениями, хотя при использовании некоторых из них появляются сопутствующие расходы. Ограниченное количество «запов» предоставляется бесплатно, и это может оказаться полезно для небольших организаций; однако бизнес-план Zapier стоит дорого.
Стоимость: бесплатно для 5 «запов» и 100 «задач» (итераций рабочего процесса) в месяц; 299 долларов США в месяц для бизнеса; некоммерческим организациям предоставляется скидка.
Языки: в приложении есть возможность добавлять перевод после любого триггера или действия; доступно до 100 языков.