صفحة المحتويات –> الفصل القادم
هناك عدد لا يحصى من المنصّات والأدوات للتنظيم، وإدارة المشاريع، والجدولة. وعلى الرغم من أن منتجات Google وMicrosoft قد تكون مرتفعة الثمن بحسب حجم مؤسستك، إلا أن طبيعتها المتكاملة يمكنها أن توفّر الكثير من الوقت والجهد، خاصة إذا لم تكن المؤسسة تحتوي على فريق مكرّس لتكنولوجيا المعلومات.
أدوات وتطبيقات عامة للمكاتب
يوفّر تطبيق Adobe Scan المجّاني لنظامي أندرويد وiOS معظم المزايا التي يحتاجها المستخدم، فهو يحوّل الصور إلى صيغ PDF أو JPEG، ويقوم بالتعرّف البصري المبدئي لتحديد عناوين الإيميل وأرقام الهواتف، ويسمح بتوقيع الوثائق بسهولة وتحميل الملفات إلى الغيمة.
التكلفة: مجاناً.
اللغات: عدد كبير متوفر.
يعد Etherpad أداة تحرير تعاونيّة على الويب وتتوفر بشكل مجاني ومفتوح المصدر، وتعمل مثلها مثل Google Docs. تضم الأداة محرر WYSIWYG، وإمكانية التحميل والتنزيل بعدد كبير من الأشكال، ومساحة جانبية للمحادثات، ومسار زمني يظهر تاريخ التعديلات وغيرها. يمكن للمستخدمين المتقدمين تنزيل نسخة من البرنامج تعرف باسم instance محلياً على الخادم بينما يمكن للآخرين استعمال واحدة من النسخ المتوفرة للعموم. يمكن أن تتقيد النسخ العامة بمحدوديتها، مثل الحد الزمني للتخزين. النسخة المتواجدة على pad.riseup.net هي خدمة Tor مخفيّة، وهي مثلها يمكن استخدامها في حالات رغبة المؤلف بالبقاء مجهولاً أو إخفاء عنوان IP الخاص به.
التكلفة: مجاناً.
اللغات: تتوفّر 105 لغات.
تسمح هذه الأداة، التي كانت تسمى GSuite، للمؤسسة بتطبيق جميع أدوات التخزين السحابي المتوفرة من Google، والتي تتضمّن: الإيميل، والتقويم، ومعالجة الكلمات، والاتصال عبر الفيديو، والمخزن السحابي المحدود وغيرها. يتم الدفع للخدمة شهريّاً وبناءً على عدد المستخدمين. يمكن للمستخدمين المنفردين الحصول على حساباتهم الخاصة لاستعمال هذه الخدمات مجاناً، لكن من دون القدرة على امتلاك عناوين إيميلات بنطاق @yourorganization. أما بالنسبة للنسخة المدفوعة، أجرت Google تحسينات كبيرة على أداة Google Meet، والتي توفّر الآن نفس المزايا المتواجدة في Zoom تقريباً، ومنها: تعدّد المشاهدات، وتشفير المكالمات، وغرف فرعيّة. على الرغم من ذلك، يشير المستخدمين إلى أنّه يمكن أن تكون تطبيقات Google Workspace غير موثوقة لدى استعمالها خارج الإنترنت، وبالتالي قد لا تكون خدمة مثالية للمواقع التي لا تمتلك خطوط إنترنت يعتمد عليها. توفّر الشركة عبر مبادرة Google News أدوات لدعم المؤسسات الإخباريّة، مثل مجموعة أدوات اشترك مع Google والتي توفر إمكانيّة التطبيق السهل لخدمات المشتركين، ومجموعة أدوات Journalist Studio.
التكلفة: تبدأ من 6 دولارات للمستخدم الواحد شهريّاً تقريباً، بينما يتوفّر المستوى الأدنى منها بشكل مجاني للمنظمات غير الربحيّة وغير الحكوميّة.
اللغات: مجموعة واسعة.
يعد LibreOffice، الذي ورث OpenOffice، أفضل رديف معروف ومجاني وبمصدر مفتوح لبرنامج MS Office، لمعالجة الكلمات، وجداول البيانات، والعروض المرئيّة، وقاعدة البيانات الأساسيّة، وأدوات للرسم البياني وإنشاء المعادلات. لكن يمكن لحقيقة أن سؤال “لماذا LibreOffice سيء جداً؟” يظهر كثاني خيار تلقائي عند البحث عنه أن تشير إلى انطباع المستخدمين العام عن هذه الأداة. ومع ذلك، يتوفّر LibreOffice بنسخة مفتوحة المصدر ويعد أداة فعالة خارج الإنترنت (لا يوجد مكوّن سحابي)، ما يجعله أداة مثالية للاستخدام في المؤسسات الإخبارية التي ينتابها قلق أمني، وتوفّر أفضل مجموعة من التطبيقات للمستخدم الذي لا يمتلك اتصالاً بالإنترنت. يستمر المنتج بالتحسن عبر الوقت، ويحتوي على وثائق إرشاديّة ممتازة بعدد من اللغات.
التكلفة: مجاناً.
اللغات: العديد من اللغات.
انظر هنا: https://www.libreoffice.org/community/nlc
يمنح الاشتراك في Microsoft 365 حق الوصول إلى تطبيقات مثل Word وExcel، ومخزن OneDrive السحابي، وSharePoint لمشاركة الملفات، وخدمات الإيميل والتقويم وغيرها. يوفّر أقل اشتراك تكلفة المستخدمين بحسابات الإيميل والتقويم، وصلاحية الوصول إلى نسخ على الويب من Word وExcel وPowerpoint. يمكن أيضاً للأفراد إنشاء حسابات مجّانيّة لاستعمالها عبر هذه التطبيقات الثلاثة على الويب، لكن من دون توفّر مزايا إدارية إضافيّة. يمكن أيضاً شراء نسخة خارج الإنترنت لمستخدم واحد ومقابل دفعة واحدة.
التكلفة: تبدأ نسخة Microsoft 365 for Business من 5 دولارات للمستخدم الواحد شهريّاً- مع التزام سنوي- بينما تتوفّر نسخ أساسيّة مع خصومات للمؤسسات غير الربحيّة وغير الحكوميّة والمؤسسات الخيريّة.
اللغات: أكثر من 40 لغة.
أنظر: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/business/international-availability
توفّر شركة ProtonMail التي يقع مقرّها في سويسرا خدمة آمنة للإيميلات على الويب. يتم تشفير الإيميلات أثناء إرسالها أو استقبالها وحين يتم تخزينها على خوادم الشركة. تستخدم الشركة OpenPGP، وهي أداة تشفير إيميلات مشهورة يمكن أن يكون إعدادها صعباً على المستخدمين الذين لا يمتلكون خلفيّة تقنيّة، لكن يكفي أن يسجّل المستخدم مع ProtonMail. من المهم الإشارة إلى أن عناوين الإيميلات لا يتم تشفيرها، وأنّه يتم تشفير الإيميلات المتبادلة بين حسابي ProtonMail فقط. لكن إذا أرسل المستخدم رسالة خارجيّة، يمكنه حمايتها بكلمة سر يرسلها للمتلقي عبر قناة مشفّرة أخرى. تسمح هذه الخدمة أيضاً بحفظ جهات الاتصال، وتحديد مواعيد لإزالة الإيميلات المؤرشفة ذاتياً، وتوفّر تقويماً بإصدار تجريبي، وستقوم قريباً بإصدار ProtonDrive الرديف لخدمة Google Drive. يوفّر ProtonMail تطبيقات لنظامي أندرويد وiOS، ويمكن استخدامه عبر خدمات إيميلات مثل Thunderbird.
التكلفة: تبدأ النسخة التجارية (التي تسمح باقتناء إيميلات على نطاق @yourdomain.com) بكلفة 6.25 جنيه استرليني شهريّاً (7.60 دولار) باشتراك سنوي. بينما تتوفّر حسابات مجانيّة مع مساحة تخزين تصل إلى 500 ميغا بايت.
اللغات: 26 لغة.
التعاون وإدارة المشاريع
تصف الخدمة ذاتها على أنها تمتلك “ألفة جداول البيانات بقوّة قاعدة البيانات”. يمكن للمستخدمين تنظيم البيانات في أشكال تشبه جداول البيانات، لكن مع إضافة مزايا تفاعليّة مثل قوائم خيارات وإرفاق ملفات بالخلايا والأعمدة المنفردة. توفّر الخدمة عدداً من الطرق لاستعراض المشاريع، منها: عرض بطريقة التقويم، وعرض بطريقة البطاقات/ اللوح والتي يمكن مقارنتها بخدمة Trello المنافسة. تستعمل بعض المؤسسات الإخباريّة Airtable كتقويم تحريري (مثال).
التكلفة: مجّاناً للنسخة الأساسيّة (مع مساحة تخزين 2 جيجا بايت للمستخدم الواحد). تبدأ الاشتراكات للمزايا الإضافيّة من 10 دولارات شهريّاً. يتوفّر خصم 50% للمؤسسات غير الربحيّة.
اللغات: الإنجليزيّة فقط.
تشترك Asana بالعديد من الميزات مع Trello، وهو برنامج إدارة مشاريع آخر، على الرغم أنه يحتوي على المزيد من أصوات التنبيه بالأجراس والصافرات. يتميّز البرنامج بأنه يحتوي على طرق إضافيّة لاستعراض مسار العمل، منها القدرة على النظر إلى العديد من اللوحات في وقت واحد، ما يساعد على إدارة كميّات العمل التي يقوم بها الموظفين، ونظام إشعارات وتراسل أكثر قوّة، والقدرة على إنشاء تقارير عن المهام التي أنجزها المستخدم، والمهام التي أوكلت إليه. وبالاعتماد على فريق العمل، يمكن للخصائص الإضافيّة أن تفيد المستخدم أو أن تعقّد الأمور بدون داعٍ. لذلك ننصح بالاستفادة من النسخ التجريبيّة المجانيّة للبرنامجين أولاً قبل الالتزام بتطبيق واحد منهما.
التكلفة: مجانية للنسخة الأساسيّة التي يمكن أن يستعملها 15 مستخدماً. تبدأ تكلفة المستخدم الواحد للمستخدمين والمزايا الإضافيّة من 10.99 دولار شهريّاً للشخص (الدفع بشكل سنوي).
اللغات: الإنجليزيّة، والفرنسيّة، والألمانيّة، والبرتغاليّة، والإسبانيّة، واليابانيّة.
Doodle هو أداة مجانيّة لجدولة الاجتماعات تسمح للمستخدمين باستطلاع آراء الأطراف حول الاجتماع وتحديد توقيت توفّرهم. تتزامن الأداة مع Google Calendar وiCal، وتحتوي على أداة لتحويل الأوقات في المناطق الزمنيّة المختلفة، ما يسهّل من جدولة الاجتماعات الدوليّة.
التكلفة: مجاناً. تخلو النسخة المدفوعة من الإعلانات.
اللغات: الألمانيّة، والإنجليزيّة، والإسبانيّة، والفرنسيّة، والإيطاليّة، والهولنديّة، والدنماركيّة، والروسيّة، والفنلنديّة.
يركّز Monday كثيراً على تصوير مسار العمل بشكل واضح وبألوان لامعة، ويمكن للمستخدمين الاختيار من عدد لا يحصى من الأساليب والقوالب، أو إنشاء أسلوبهم الخاص. يتميز البرنامج بخاصية الأتمتة التي يمكن إعدادها بسرعة (مثل تغيير وضع مشروع معيّن عند تحقيق هدف رئيسي، أو تحديد إشارات تذكير في أيام وأوقات معيّنة)، ودمجها مع أدوات وخدمات أخرى مثل برامج التسويق عبر الإيميل أو أدوات إدارة وسائل التواصل الاجتماعي. ورغم أنه في المقام الأول برنامج لإدارة المشاريع، إلا أنّه يمكن استعمال Monday كبرنامج إدارة علاقات العملاء، أو كمنصّة لإدارة التبرعات.
التكلفة: مجانيّة لمستخدمين. تبدأ النسخة الأساسيّة من 8 دولار للمستخدم شهريّاً، لأكثر من مستخدمَين. تتوفّر الخصومات (وإمكانيّة الحصول على نسخة مجانية) للمؤسسات غير الربحيّة وغير الحكوميّة.
اللغات: الإنجليزيّة، والصينيّة، والإسبانيّة، والفرنسيّة، والألمانيّة، والبرتغاليّة، والهولنديّة، والإيطاليّة، والروسيّة، والكوريّة، والسويديّة، والتركيّة، واليابانيّة.
Notion برنامج شامل للإنتاجيّة يدمج ما بين ثلاثة خصائص أساسيّة: أداة ويكي، وأداة إدارة مشاريع ومهام، ومساحة لإنشاء وتخزين الوثائق المشتركة، والتي يمكن تحريرها بشكل تعاوني في الوقت الفعلي. يمكن أن يستخدم البرنامج لاستضافة دليل لموظف، أو لإنشاء أدلة موارد داخلية، أو لتنظيم محاضر الاجتماعات، أو لإنشاء جدول زمني لحالة المشاريع. يحتوي البرنامج على العديد من خيارات استعراض المحتوى، والتي يمكن إعدادها بسهولة. يمكن أن وضع علامات على المحتوى لتسهيل عمليّة البحث والتصفّح.
التكلفة: تتوفّر نسخة شخصيّة مجانيّة، وتبدأ النسخ الجماعيّة من 8 دولار للمستخدم شهريّاً. يتوفّر خصم 50% للمؤسسات غير الربحيّة وغير الحكوميّة.
اللغات: الإنجليزيّة، والكوريّة.
Trello أداة تنظيم بسيطة تعتمد على أسلوب العرض بالبطاقات. يتضمّن “لوح” واحد أعمدة لمراحل محتملة مختلفة من المشاريع (مثل “جاهز للبدء”، و”قيد العمل”، و”مكتمل”). يمكن للمستخدمين بعد ذلك إنشاء بطاقات لكل مهمة وتحريكها أفقيّاً عبر الأعمدة حتى تكتمل. يمكن لكل بطاقة أن تحتوي على تعليقات وملفات مرفقة.
التكلفة: مجاناً للاستعمال الأساسي حتّى 10 ألواح. ولفرق العمل التي تضم 100 مستخدماً أو أكثر، تبلغ التكلفة 10 دولار شهريّاً للمستخدم مع توفّر خصماً بقيمة 75% للمؤسسات غير الربحيّة.
اللغات: 20 لغة.
يعمل Zapier على أتمتة الاتصالات بين تطبيقات وخدمات الويب المختلفة. يمكن لمستخدم إنشاء “zap” يتكوّن من حدث إطلاق وخطوات سير عمل آليّة يجب أن تتخذ لاحقاً. على سبيل المثال، يمكن أن يقوم Zapier بإضافة عنوان إيميل لمستخدم كان أكمل ملء نموذج على Typeform إلى قائمة جهات الاتصال على MailChimp، أو إرسال إيميل إلى عنوان محدد ونقل مهمة معينة إلى عمود “مكتمل” في برنامج Trello بعد أن يتم تحميل ملف إلى Dropbox. يوفّر Zapier اتصالات بين ما يزيد على 3000 تطبيقاً مختلفاً، على الرغم من أن بعضها يتطلب أجوراً مرتبطة. ورغم أن عدداً محدوداً من الخدمات متوفّر بشكل مجاني ويمكن للمؤسسات الصغيرة استعماله، إلا أن النسخة الكاملة مكلفة.
التكلفة: مجاناً لـ5″zaps” و100 “مهمة” (مسار عمل مكرر) شهريّاً، و299 دولار شهريّاً لنسخة الأعمال. يتوفّر خصم للمؤسسات غير الربحيّة.
اللغات: يمتلك التطبيق القدرة على إدخال مهمة ترجمة بعد أي حدث، والتي تحتوي على 100 لغة.
صفحة المحتويات –> الفصل القادم