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Como archivista, amo esas escenas cliché de las películas de misterio en las que un periodista saca un montón de papeles de una caja polvosa en su cochera y ahí están archivadas las pruebas necesarias (milagrosamente libres de insectos y moho) para enjuiciar al malhechor. Para mí, esa es una fantasía tan satisfactoria como el final feliz de la película. 

Pasé muchos años trabajando con periodistas en salas de redacción, donde fui testigo de sistemas de preservación de archivos digitales, y no solo virtuales sino que también físicos, que estaban mal hechos. El proceso de reportear absorbía a mis colegas. A menudo, antes de que una historia se publicara, ya habían comenzado a recolectar documentos para su siguiente pieza, lo cual causaba un revuelo cuando tenían que recuperar notas viejas para revisar un tema o si se les cuestionaba sobre las conclusiones a las que habían llegado.

Cuidar bien tu información requiere tiempo y dinero, pero perder trabajo periodístico irremplazable puede costarte más. Puede ser difícil o imposible volver a contactar a los entrevistados, recuperar documentos gubernamentales que aparecen y desaparecen de las páginas oficiales o simplemente encontrar un detalle que podría estar en una grabación de audio, ¿o quizás estaba en un correo electrónico? ¿o en un mensaje de texto?

Hay tres claves que los periodistas deben seguir para preservar su material de investigación. Además de los problemas de conservación normales, deben tener en cuenta riesgos legales y de seguridad digital.

Lynn Oberlander es una abogada de medios de comunicación que ha trabajado como asesora interna para varias publicaciones como The New Yorker y mi antigua empresa, The Intercept. En la actualidad, trabaja para el despacho de abogados Ballard Spahr. Ella sugiere que como principio básico, la responsabilidad jurídica no debería dictar cómo trabajan los periodistas. Por lo tanto, si guardar notas o grabaciones podría beneficiar al periodista en el futuro, estos materiales deben conservarse. 

Sin embargo, denota la importancia de considerar los riesgos de preservación de archivos digitales para historias sobre temas delicados. “Si trabajas con fuentes confidenciales y no crees que necesitarás volver a revisar los documentos y no te han dicho explícitamente que vayas a enfrentar algún tipo de demanda, puede que valga la pena adoptar la costumbre de deshacerte del material original”, explica Oberlander. Además, para minimizar el riesgo es de vital importancia seguir protocolos de seguridad adecuados, lo cual puede incluir utilizar computadoras que no estén conectadas a internet, aplicaciones de mensajería y memorias externas cifradas y otras medidas similares. 

Oberlander señala otra norma general que los periodistas deben considerar: “tienen que ser coherentes con lo que decidan hacer. Si tienen todas sus notas de los últimos 20 años excepto las de la historia que podría ser problemática, es evidente que esas son las que eliminaron —eso podría ser un problema—”.

La constancia también es indispensable para la preservación digital. Los archivistas no tenemos una fórmula exacta sobre cómo nombrar las carpetas o qué tan seguido hacer una copia de seguridad de tus archivos. En cambio, aconsejamos crear un sistema que tenga sentido para ti. Aplica algunos de los criterios básicos que describiré a continuación y apégate a ellos.  Saltarse algún paso del protocolo de seguridad recomendado puede poner en riesgo documentos valiosos o a alguna fuente confidencial.

Emilia Díaz-Struck, editora de investigación y coordinadora latinoamericana del Consorcio Internacional de Periodistas de Investigación (ICIJ por sus siglas en inglés) también hace énfasis en la constancia, tanto para temas de seguridad como para evitarte dolores de cabeza más adelante. Su principal consejo para los periodistas que están comenzando un nuevo proyecto de investigación es sencillo: “Planifica”. Señala que decidir sobre dónde vas a guardar tu material de investigación conforme lo vayas acumulando es más fácil, que intentar entender tu carpeta de descargas llena de documentos a la mitad del proyecto. 

Aquí hay algunas recomendaciones básicas para los periodistas que buscan mejorar sus costumbres de archivo personales. Estos pasos son para historias con un nivel de seguridad bajo o medio. El periodismo que trata temas con de alto riesgo requiere adherirse de manera rigurosa a ciertos protocolos, lo cual puede incluir guardar los documentos en dispositivos air-gap (computadoras a las que se les ha retirado la tarjeta de conexión inalámbrica y que nunca han estado conectadas a internet), destrucción de ciertos documentos e, incluso, medidas de seguridad físicas.

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Guarda los archivos relacionados entre sí en la misma carpeta y dale a las carpetas nombres que tengan sentido

Establece un sistema constante para nombrar tus proyectos. Una fecha, el nombre de la publicación si escribes para diferentes medios y algún texto descriptivo: “202107_GIJN_preservaciondigital” es un ejemplo de nombre sencillo y comprensible. Crea una carpeta que siga ese sistema para cada proyecto y guarda los archivos relevantes en ella. Aunque buscar los documentos en tu disco duro es una manera de localizar información, puedes ahorrarte el tiempo con este método básico de organización. Es importante guardar archivos multimedia como capturas de pantalla, fotos, audio y video —que no puedes buscar solo por texto y que a menudo tienen nombres de archivo genéricos creados por tu computadora, cámara o grabadora— en carpetas nombradas de manera clara.

Cambiar los nombres de los archivos, según tu propio sistema, puede servirte para identificar la información importante que planeas usar o citar en tu pieza. Si escribes notas a mano o tienes archivos en papel relacionados con ese proyecto, etiqueta la libreta o las carpetas en las que los guardes con el mismo nombre que utilizaste para la carpeta digital, así puedes relacionarlos unos con otros de manera fácil. También recomiendo que lleves un registro de cualquier acuerdo que realices con el medio que va a publicar la historia, junto con tus documentos relacionados. Algunas organizaciones pueden tener reglas cambiantes respecto a la propiedad de los materiales y su reutilización.

Díaz-Struck recomienda crear una carpeta separada con la información y documentos que secundan las afirmaciones de tu proyecto. Si decides borrar algunos archivos que has acumulado, tener un registro claro de qué documentos has citado o aludido puede protegerte en caso de que alguien cuestione tus descubrimientos. También puede servirte para refrescar la memoria sobre cómo llegaste a ciertas conclusiones. Conforme su equipo trabaja con datos en ICIJ, se aseguran de etiquetar la versión original así como la versión final de cada archivo que utilizan. Aparte, documentan su metodología y cualquier cambio que realicen a la información. Al final, archivan este documento de proceso junto con los datos.

Respalda tus archivos, por lo menos dos veces

Uno de los acrónimos más populares para gente que trabaja con archivos es LOCKSS: Lots Of Copies Keep Stuff Safe (en español: muchas copias mantienen las cosas a salvo).

Ya que los archivos digitales son tan fáciles de replicar, es sencillo generar múltiples copias que te ayuden en caso de que la información se pierda. Es crucial guardar al menos una copia en una locación física diferente. Por ejemplo, respaldar los archivos de tu computadora en un disco duro portátil es un buen primer paso. Sin embargo, si eliges guardar la computadora y el disco duro de respaldo en tu escritorio y el techo sobre él colapsa vas a perder toda tu información —a menos de que también los hayas subido a la nube—. Por otro lado, si algo sale mal cuando cargas los archivos de tu copia de seguridad a la nube, podrías perder información a menos de que la hayas respaldado en un disco duro.

• Respalda tus archivos en un disco duro externo. Programas como Time Machine de Apple y Backup de Windows hacen muy fácil automatizar este proceso —o puedes crear un calendario para recordarte que copies tus carpetas esenciales periódicamente—. Cuando el disco duro esté lleno, etiquétalo con claridad, quizás con el rango de fechas de los archivos que estás respaldando, y guárdalo en un lugar fresco y seco. Si tienes un presupuesto para tu archivo, puedes optar por una matriz redundante de discos independientes (RAID por sus siglas en inglés), que es un grupo de discos duros conectados entre sí. Un RAID guarda los archivos con redundancia; es decir, si uno de los discos duros del conjunto falla, la información sigue a salvo. Si el proyecto tiene algún nivel de confidencialidad, encripta el disco con una frase de contraseña segura.
• Para archivos que no son confidenciales, considera respaldarlos en un servicio de la nube. Tu elección puede variar dependiendo de tu locación, necesidades específicas y presupuesto. Por ejemplo, si trabajas con archivos de video y audio, podrías priorizar un servicio que te ofrezca mucho almacenamiento barato, como Backblaze. Aunque podrías preferir trabajar con un servicio de respaldo más seguro con servidores fuera del país donde vives, como Sync o Tresorit que cifran tus archivos mientras están en tránsito y una vez almacenados.
• Si prefieres no utilizar servicios de respaldo de la nube, respalda tu disco duro en otro disco duro y guárdalo en un lugar físico diferente a donde vives o trabajas.  Este es un paso prudente si estás tratando información confidencial o si estás reporteando sobre temas de seguridad o inteligencia nacional. Guarda una copia en casa y una en la oficina o, para ser cuidadoso, envíala por paquetería a un amigo que viva en otra ciudad o país; así, en caso de algún problema, ya sea un huracán o una redada policial, tu información no será destruida. Para archivos confidenciales, puedes utilizar el servicio oculto de Tor, OnionShare, para transferir tus archivos a un colega en el que confíes, para que los guarde en un dispositivo encriptado siguiendo los protocolos de seguridad adecuados. Mientras que LOCKSS puede ser un buen criterio de almacenamiento, a veces crear muchas copias de ciertos materiales delicados puede incrementar los riesgos que conllevan.

Guarda el producto final

En 2017, como respuesta a un intento de sindicalización, el millonario Joe Ricketts cerró una red de páginas de noticias locales que le pertenecían —incluyendo el archivo entero del sitio—. Eventualmente, los archivos volvieron a subirse, pero su eliminación momentánea demuestra lo efímero que es el contenido de las noticias en línea. También pueden desaparecer por razones no maliciosas, como un cambio en el sistema de manejo de contenido que haga difícil buscar documentos más antiguos o un cambio en el modelo empresarial del sitio que de menor prioridad al contenido del archivo.

El archivo de Internet registra una gran cantidad de información, pero no copia a diario las páginas de cada sitio todos los días, lo cual significa que una pieza individual o un post podrían escapársele o requerir que pases mucho tiempo revisando versiones anteriores del sitio hasta que encuentres lo que necesitas. Conforme la tecnología web va cambiando, las visualizaciones o animaciones podrían no cargarse de manera adecuada, incluso si la página ha sido guardada por el archivo de Internet. 

Para mantener un registro de tus trabajos publicados, sigue estos pasos:

• Asegúrate de que el artículo está guardado en el archivo de Internet instalando la extensión Wayback Machine en tu explorador; darle clic lo enviará de manera automática al archivo de Internet. 
• Guarda la página en formato PDF y agrega el archivo a la carpeta donde has resguardado los documentos relacionados con el proyecto. Aunque podrías perder algo de contenido gráfico, el PDF se considera un formato de archivo y es fácil respaldarlo y abrirlo con otras herramientas.
• Para piezas con componentes interactivos, crea un registro de la página web utilizando Conifer, una herramienta de grabación web inventada en sus inicios para preservar obras de arte en línea. Conifer te permite abrir el sitio y crear un registro conforme navegas y utilizas sus funciones: abrir los menús desplegables, reproducir videos, activar GIFs, entre otros. Puedes descargar la grabación como un WARC (el mismo formato que utiliza el archivo de Internet para guardar páginas web) e incluso puedes “reproducir” la página como si fuera un video.

Es esencial recordar que la preservación de archivos digitales es una práctica continua, no una serie de pasos que puedes tomar y olvidarte de ellos. No existe el equivalente digital de la caja vieja en la cochera. La tecnología cambia y las medidas que tomas para asegurarte de que tus archivos son accesibles en el futuro deben evolucionar con ella (¡Imagina si tuvieras todas tus notas de entrevistas en disquetes!).

Al final, recuerda que ninguna persona ni organización está obligada a preservar tu trabajo creativo. Si quieres un registro de lo que has creado para medios informativos, debes hacer algo al respecto. Además, como periodista, archivar es una parte fundamental de tu trabajo. Los archivos de noticias —así sean volúmenes delicadamente encuadernados de prensa impresa, en microfichas, en blocs de notas del archivo personal de los periodistas o en formato de bits y bytes— contribuyen a nuestra comprensión colectiva de la historia. Que nuestros tiempos sean volátiles no quiere decir que sus registros deban serlo.

Fuentes adicionales

Guía para activistas para archivar video: este manual fue creado por la organización internacional sin fines de lucro WITNESS para apoyar a los individuos que quieren crear y compartir de manera segura videos que documentan violaciones de los derechos humanos. Incluso, estos consejos son relevantes para los periodistas que crean contenido mientras trabajan: analizar, crear y borrar los metadatos de los archivos; prácticas adecuadas para proteger a tus fuentes; y la transferencia y respaldo seguros de archivos.

Preserve This Podcast: este sitio, diseñado para creadores de podcast independientes, cuenta con recursos (incluyendo artículos, un podcast y una revista), que describen con claridad los aspectos básicos del almacenamiento de archivos multimedia para no profesionales.

Digitalpreservation.gov: la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos tiene un sitio claro (aunque algo anticuado) enfocado en preservación de archivos digitales, en cómo digitalizar materiales analógicos y en cómo guardarlos de manera segura en copias digitalizadas.

Freedom of the Press Foundation: FPF ofrece muchos recursos de capacitación para periodistas interesados en seguridad digital y protección de fuentes.

El estado de la preservación de las noticias digitales: si te interesa profundizar sobre el tema, el Instituto Reynolds de Periodismo de la Universidad de Misuri realizó un estudio extensivo sobre las prácticas de archivado de las organizaciones de noticias y reúne recomendaciones para las redacciones sobre cómo asegurarse de que el contenido digital pueda servir como fuente histórica en el futuro. El instituto también está en proceso de desarrollar herramientas de código abierto, que ayudarán a las organizaciones a preservar su material.

Lecturas adicionales

Seis pasos para que las redacciones preserven sus archivos digitales

Cómo usar “Wayback Machine”, el archivo de Internet que puede ser útil en tu próxima investigación

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Tayla Cooper es una archivista e investigadora que vive en Nueva York. Trabajó como archivista en The Intercept con el archivo de Edward Snowden y como administradora de archivo en StoryCorps. Es coautora, junto con Alison Macrina, de “Anonymity”, una guía sobre la tecnología anti-vigilancia y de privacidad para bibliotecarios.